Einfache 3G-Dokumentation und Nachweiskontrolle am Arbeitsplatz

Die Infektionszahlen in Deutschland sind zum Herbst 2021 hin wieder deutlich angestiegen - vor allem aufgrund der stark ansteckenden Delta-Variante. Während der kalten Jahreszeit kommen saisonale Einflüsse aufgrund des vermehrten Aufenthalts in Innenräumen dazu. Zu den bisherigen gesetzlichen Auflagen sind Regelungen des betrieblichen Infektionsschutzes in §28b des Infektionsschutzgesetzes neu hinzugekommen, die zunächst befristet bis einschließlich 19. März 2022 gelten.

Ab sofort müssen Beschäftigte bei Betreten der Arbeitsstätte einen Impf- und Genesenennachweis oder eine aktuelle Bescheinigung über einen negativen Coronatest mitführen. Arbeitgeber müssen kontrollieren, ob die Beschäftigten dieser Verpflichtung nachkommen und diese Kontrollen regelmäßig dokumentieren.

Einfach gesagt: Für nahezu alle Arbeitgeber und fast immer, wenn der Homeoffice-Pflicht nicht nachgekommen werden kann. Die 3G-Regelung gilt folglich für alle Arbeitsstätten in Unternehmen und Organisationen, in denen physische Kontakte von Beschäftigten untereinander oder zu Dritten nicht ausgeschlossen werden können. Gleiches gilt auch für die Beförderung von mehreren Beschäftigten zur oder von der Arbeitsstätte.

Die Verpflichtung zur Kontrolle und Dokumentation der 3G-Nachweise von Beschäftigten gilt unabhängig von der ausgeführten Tätigkeit. Die Regelungen sind also immer anzuwenden, wenn nicht ausgeschlossen werden kann, dass es zu einem direkten Kontakt kommt.

Die Kontrollen sind auch im Interesse der Betriebe, da hierdurch Infektionseinträge und damit verbundene Personalausfälle durch eine Corona-Erkrankung oder Quarantäne und entsprechend negative Auswirkungen auf die Produktion oder die Erbringung von Dienstleistungen wirksam reduziert werden.

Der Arbeitgeber ist verantwortlich für die Überprüfung der 3G-Nachweise vor dem Betreten des Betriebsgeländes oder vor dem Eintritt in das Bürogebäude bzw. in die Geschäftsräume. Die Prüfung kann unter Beachtung der Anforderungen an den Datenschutz auch an geeignete Beschäftigte oder Dritte delegiert werden.

Bei der Nutzung von SmartMeeting entfallen nahezu sämtliche manuelle Vorgänge, die die Kontrolle ohne eine digitale Lösung und die Dokumentation auf Papier mit sich bringen. Zudem ist der Datenschutz gewährleistet und es werden keinerlei Gesundheitsdaten erfasst. Wenn man alle Handgriffe zusammenrechnet, sparen Sie sicher einen Arbeitstag pro Monat.

Die Daten werden in der Open Telekom Cloud gespeichert. Diese wird von der Deutschen Telekom AG in Rechenzentren in Deutschland nach deutschen Datenschutzstandards betrieben. Deutschland hat die höchsten Sicherheits- und Datenschutzstandards weltweit.

Nachweise über den Impf- und Genesungsstatus und negative Testbescheinigungen gehören zu den besonders geschützten Gesundheitsdaten. Der Arbeitgeber ist zu den Nachweiskontrollen gesetzlich verpflichtet – er muss also überwachen und dokumentieren, dass die Beschäftigten die 3G-Nachweise mitführen oder hinterlegen. Soweit es dazu erforderlich ist, darf der Arbeitgeber personenbezogene Daten wie den Namen und das Vorliegen eines gültigen 3G-Nachweises inkl. der Gültigkeitsdauer abfragen und dokumentieren. Der Arbeitgeber darf den Impf-, Genesenen- und Testnachweis nur verarbeiten, soweit dies zum Zwecke zur Nachweiskontrolle erforderlich ist.

SmartMeeting wurde konform der DS-GVO konzeptioniert und entwickelt. Da wir nur die Zutrittsdaten für Sie erfassen, speichern und nach Erfüllung des Zwecks löschen, haben Sie hier künftig keinerlei Arbeit mehr. Die Verarbeitung der Daten erfolgt in Ihrem Auftrag im Rahmen der „Vereinbarung über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO“, die wir Ihnen zur Verfügung stellen.

Wir haben unsere Lösung gemäß der Auffassung und den Empfehlungen des Bundesdatenschutzbeauftragten konzeptioniert. Danach ist es ausreichend, die 3G-Daten der Beschäftigten für eine Zutrittskontrolle zu prüfen. Arbeitgeber erfassen mit SmartMeeting also überhaupt keine besonders geschützten Gesundheitsdaten, sondern lediglich personenbezogene Daten wie Vorname, Name und Geburtsdatum sowie Datum und Uhrzeit des Zutritts. SmartMeeting ist also datensparsam, so wie es in der Datenschutz-Grundverordnung generell vorgesehen ist.

Keine Kontrollen durchzuführen oder diese nicht ordnungsgemäß zu dokumentieren kann sehr teuer für Ihr Unternehmen werden: Das Infektionsschutzgesetz sieht bei Verstößen gegen die Kontroll- und Mitführungspflichten von 3G-Nachweisen Bußgelder bis zu einer Höhe von 25.000 Euro vor.

Die gesetzlichen Regelungen zur Kontrolle und Dokumentation der 3G-Nachweise sind im Detail beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales zu finden. Dort ist alles Wesentliche zum betrieblichen Infektionsschutz aufgeführt und Arbeitgeber erhalten dort auch Antworten auf die häufigsten Fragen.

Aufgrund der umfangreichen Erfahrung aus fast zwei Jahren der Pandemie-Bekämpfung mit digitalen Lösungen gehen wir davon aus, dass SmartMeeting den typischen Workflow für die Kontrolle und Dokumentation bereits abdeckt. Sollten Sie jedoch besondere Anforderungen haben, können wir diese im Rahmen einer individuellen Softwareanpassung gerne umsetzen.

Die Lösung wurde von COSYNUS entwickelt und basiert auf der SmartMeeting-Technologie die im Rahmen der Forschungszulage und des Zentralen Innovationsprogramms Mittelstand (ZIM) geprüft und gefördert wurde.